پکینگ لیست یا فهرست عدل بندی، یکی از ضرورت‌های جدا ناپذیر در معاملات تجاری به ویژه در صادرات و بعضی موارد واردات کالا می‌باشد. این سند در زمان تحویل کالا توسط فروشنده، جهت ارسال به خریدار تهیه می‌شود و به عنوان یک مدرک ضروری، همراه با سایر اسناد مورد نیاز مانند گواهی مبدأ به کار می‌رود. واردات و صادرات کالا همواره یکی از فعالیت‌های اقتصادی حیاتی برای رشد و توسعه در هر کشوری بوده است.

به همین دلیل اطلاعات و آشنایی کافی با اصطلاحات گمرکی، مدارک و اسناد مورد نیاز و امور بازرگانی و تجاری مانند ترخیص کالا از گمرک، یکی از ضروری‌ترین موارد برای ورود به این حوزه محسوب می‌شود. در این مطلب، به طور جامع به یکی از مهمترین اسناد صادراتی یعنی پکینگ لیست یا فهرست عدل بندی، که برای شرح کامل محتویات بسته‌ها و نوع کالا استفاده می‌شود، می پردازیم. برای شروع صادرات قطعاً به آشنایی با این اصطلاحات نیاز خواهید داشت.

فهرست عدل بندی یا پکینگ لیست چیست؟

یکی از اسنادی که معمولاً توسط فروشنده تهیه می‌شود و نوع بسته‌بندی کالای صادراتی را مشخص می‌کند، پکینگ لیست است. پکینگ لیست شامل مشخصات ظاهری و محتویات داخل هر بسته می باشد. در صورت وجود تنوع محصولات در بسته‌ها، این موارد در سند وارداتی ذکر می‌شوند. به طور کلی، پکینگ لیست حاوی اطلاعات و توضیحات مربوط به یک محموله است.

این سند یکی از ضروری‌ترین اسنادی است که در آخرین مراحل ترخیص کالا از گمرک باید به گمرک ارائه شود و در صورت وجود تفاوت در محتویات بسته‌ها، باید حتماً تحویل داده شود. باید توجه داشت که علاوه بر گمرک کشور مقصد، این سند هنگام بازرسی توسط شرکت بازرسی و ترخیص در کشور مبدا نیز ارزیابی و بررسی می گردد.

در پکینگ لیست، به صورت جداگانه تمام کالاهای موجود در محموله، وزن، حجم و تعداد هر قلم به طور کامل ذکر شده است. با استفاده از این سند، شما می‌توانید کالاهای موجود در محموله یا کانتینر را شناسایی کنید.

لازم است وزن خالص و ناخالص، تعداد و حجم هر یک از اقلام را به دقت بررسی کنید. همانطور که گفته شد، پکینگ لیست یک فهرست عدل بندی است که برای انجام امور و تشریفات گمرکی در واردات و صادرات کالا باید به گمرک کشور مبدا و مقصد ارائه شود. پکینگ لیست به صورت جدول بندی است که هر ردیف آن شامل تعداد اقلام و ستون‌هایی است که به ویژگی‌های محصولات اشاره می‌کند. در ادامه، مواردی که باید در این لیست درج شوند و کاربردهای آن را بررسی خواهیم کرد.

نحوه تنظیم لیست عدل بندی

برای تهیه پکینگ لیست صادراتی، باید اطلاعات مربوط به جزئیات بسته‌بندی و اطلاعات تجاری را به دقت وارد کنید. در زیر، لیستی از اطلاعاتی که باید در پکینگ لیست صادراتی ذکر شوند را بررسی می‌کنیم:

اطلاعات فروشنده:

• نام و آدرس کامل فروشنده

اطلاعات خریدار:

• نام، نشانی، تلفن و فکس خریدار
• اطلاعات مربوط به بارگیری و تخلیه کالا
• کشور و محل بارگیری کالا
• کشور و محل تخلیه کالا

اطلاعات تجاری:

• شماره و تاریخ صدور فاکتور
• شماره LC (در صورت استفاده از اعتبار اسنادی)
• شیوه پرداخت (نقدی یا اعتبار اسنادی)
• تعرفه گمرکی
• قرارداد

اطلاعات محصول:

• نام و شرح کالای مورد نظر
• مقدار هر ردیف کالا با ذکر واحد اندازه‌گیری
• وزن خالص و وزن ناخالص کالا همراه با بسته‌بندی آن
• توضیح کامل از نوع و تعداد بسته‌بندی‌ها

توصیه می کنیم که همواره با فروشنده و خریدار توافق کنید و اطلاعات را با دقت در جدول پکینگ لیست ذکر نمایید. این اطلاعات باید با فاکتور تجاری و سایر اسناد مربوطه مطابقت کامل داشته باشند. همچنین، در صورت استفاده از جعبه‌های چوبی برای بسته‌بندی، باید به اطلاعات مورد نیاز برای باز کردن جعبه نیز توجه کنید.

بررسی جزئیات پکینگ لیست

در لیست عدل بندی صادراتی، برخی جزئیات بسیار ضروری هستند و باید حتماً ذکر شوند. اطلاعات زیر از جمله مواردی هستند که باید در لیست عدل بندی اعمال شوند زیرا عدم ذکر آنها می‌تواند به مشکلاتی در فرایند تجاری، صادراتی و ترخیص کالا از گمرک منجر شود:

اطلاعات تماس

• نام، نشانی، تلفن و فکس خریدار

مشخصات فردی

• نام و شماره پاسپورت فرد مسئول تراکنش‌های تجاری (معمولاً در صورت استفاده از اعتبار اسنادی)

 شرح کالا

• نام و شرح دقیق کالا
• مقدار هر ردیف کالا با ذکر واحد اندازه‌گیری
• وزن خالص و وزن ناخالص کالا همراه با بسته‌بندی آن
• توضیحات کامل درباره نوع و تعداد بسته‌بندی‌ها

نحوه ارسال کالا

در جدول پکینگ لیست صادراتی، نوشتن اطلاعات فردی فروشنده و خریدار و بیان جزئیات کالا بسیار ضروری است، به خصوص برای انواع روش‌های حمل و نقل کالا در صادرات. در واقع، این اطلاعات با بارگیری محصولات توسط قطار، کشتی یا هواپیما، برای محل قرارگیری و سیستم حمل و نقل ضروری هستند. همچنین، توضیحات بیشتر درباره شرایط یا میزان آسیب پذیری محموله برای شرکت‌های کشتیرانی نیز مهم است و به حمل و انتقال بهتر کالا کمک خواهد کرد. بنابراین، هر اطلاعاتی که به نگهداری بهتر محموله کمک می‌کند، در جدول پکینگ لیست باید ذکر شود.

به عنوان مثال، در صورت استفاده از بسته‌بندی ویژه یا نیاز به شرایط دمایی خاص برای کالا، باید این اطلاعات در لیست عدل بندی ذکر شوند. همچنین، در صورتی که کالاها آسیب پذیر هستند و نیاز به دسته‌بندی و محافظت خاصی دارند نیز درج شود. اطلاعات مربوط به توزیع و قرارگیری کالا در بسته‌بندی، مثلاً استفاده از بسته‌بندی ضد آب یا استحکام بالا، نیز باید در لیست عدل بندی مشخص شود.

با اضافه کردن این اطلاعات مربوط به نگهداری و حفاظت از کالا در جدول پکینگ لیست، می‌توانید به شرکت‌های حمل و نقل کمک کنید تا کالا را به بهترین شکل ممکن حمل کنند. همچنین، این اطلاعات می‌توانند در ترخیص کالا از گمرک نیز مورد استفاده قرار بگیرند.

مشخصات فروشنده

در پکینگ لیست، اطلاعات و مشخصات مربوط به فروشنده کالا اولین موردی هستند که باید درج شوند. با توجه به اینکه فروشنده  کالا را به فروش می‌رساند و آن را در گمرک اظهار می‌کند، بنابراین، باید اطلاعات این فرد به طور کامل و دقیق در پکینگ لیست باشد.

اطلاعاتی که می‌توانید درباره فروشنده به لیست خود اضافه کنید عبارتند از:

• نام کامل فروشنده
• آدرس محل فعالیت فروشنده
• شماره تماس (موبایل و ثابت) فروشنده
• آدرس ایمیل فروشنده
• شماره ثبت شرکت فروشنده

این اطلاعات می‌توانند به مقصدی که کالا در آنجا تحویل می‌شود و همچنین به گمرک کمک کنند تا در صورت نیاز با فروشنده تماس بگیرند و اطلاعات لازم را دریافت کنند. همچنین، این اطلاعات در صورت بروز هر گونه سوال یا مشکل در مراحل ترخیص کالا، برای ارتباط با فروشنده بسیار مفید خواهند بود.

مشخصات خریدار

"خریدار" شخصی است که کالای مورد نظر را خریداری کرده است. لازم است مشخصات این فرد در کادر خریدار در فهرست بسته‌بندی درج شود. حداقل اطلاعاتی که باید از این فرد درج شوند شامل نام و آدرس او می‌باشد. برای تاثیرگذاری بیشتر، پیشنهاد می‌کنیم این اطلاعات را به طور دقیق و کامل وارد کنید.

با این اطلاعات، شرکت‌های حمل و نقل و سایر مراحل ترخیص کالا می‌توانند با خریدار در صورت لزوم تماس بگیرند و همچنین این اطلاعات می‌توانند برای ارتباطات مربوط به تحویل کالا و موارد دیگر نیز استفاده شوند.

نکات مهم وزن ناخالص بسته‌ها در پکینگ لیست

باید بدانید که ضرب وزن ناخالص هر بسته در شماره بسته، وزن ناخالص بسته‌های عدل بندی شده در همان ردیف را نشان می‌دهد و جمع وزن ناخالص بسته‌های هر کانتینر باید با وزن ناخالص همان کانتینر مطابقت داشته باشد. علاوه بر این، در ابتدا باید وزن ناخالص یکی از بسته‌ها را در کادر مربوط به وزن ناخالص هر بسته در پکینگ لیست وارد کنید. همانطور که گفتیم، هر ردیف از فهرست به تعداد محصولات و هر ستون به جزئیات بسته اشاره دارد؛ بنابراین در تکمیل این اطلاعات دقت کامل را داشته باشید.

پیشنهاد مطالعه: آشنایی با لیست کالاهای پرسود در صادرات

سایر نام های شناخته شده پکینگ لیست ( فهرست عدل بندی )

پکینگ لیست به عنوان یکی از مدارک مهم در تجارت بین‌المللی و ترخیص کالا استفاده می‌شود که معادل فارسی آن لیست عدل بندی است. همچنین، ممکن است نام‌های دیگری نیز برای این لیست استفاده شده باشد. به عنوان مثال:

• دفتر تحویل
• لیست مشتری
• برگه بسته بندی
• لیست حمل و نقل
• صورت حساب بسته

گواهی مبدا و رابطه آن با پکینگ لیست

گواهی مبدا، یکی از اسناد حیاتی در تجارت بین‌المللی است که برای ترخیص کالا از گمرک لازم است. این گواهی، محموله تجاری وارد شده به گمرک را از کشوری که در آن تولید شده است، تأیید می‌کند. اتاق بازرگانی کشور تولیدکننده کالا مسئول صدور این گواهی است و آن را به خریدار کالا ارائه می‌دهد.

پکینگ لیست و گواهی مبداء دارای نقاط مشترکی هستند که در روند ترخیص محموله‌های تجاری از گمرک نقش بسیار مهمی دارند. تاجران باید این دو سند را از فروشنده محموله تجاری درخواست کنند، زیرا هر دو سند به ترخیص محموله‌های تجاری از گمرک کمک می‌کنند.

کلام آخر

تهیه اسناد و مدارک موردنیاز همواره یکی از بخش‌های حیاتی در انجام امور مختلف، به ویژه در معاملات تجاری و تشریفاتی ترخیص کالا از گمرک است. اگر در زمینه واردات و صادرات کالا فعال هستید یا  قصد دارید در این حوزه فعالیت کنید، قطعاً می دانید که ارائه این اسناد به سازمان‌های ذی‌ربط جهت تأیید و صدور اجازه ادامه فعالیت بسیار اهمیت دارد.

پکینگ لیست یا فهرست عدل‌بندی نیز یکی از این مدارک ضروری است که به‌علاوه مجوزهای لازم برای ترخیص کالا، در اثبات شفافیت فعالیت فروشنده و تسهیل روند ارسال، حمل و نقل، بازرسی گمرکی و تحویل محموله به مشتری تأثیر بسزایی دارد.