فاکتور تجاری به سندی می گویند که شامل اطلاعاتی درباره کالا یا کالاهایی است که فروشنده به نام خریدار آن صادر می‌کند. این سند به عنوان سیاهه خرید نیز شناخته می‌شود و صورت حسابی است که به وسیله آن هزینه کالا به حساب خریدار منتقل می‌شود. 

در بیشتر مواقع فروشنده (صادرکننده) فاکتور تجاری را به نام خریدار صادر می‌کند اما در بعضی موارد امکان دارد این فاکتور به نام نماینده بازرگانی خریدار یا واردکننده نیز صادر شود. در این مقاله از زنجیره هوشمند صادرات به بررسی فاکتور تجاری و انواع آن و نیز تفاوت آن با پروفرما می پردازیم.

فاکتور تجاری شامل چه مواردی است؟

فاکتور تجاری یا سیاهه باید شامل موارد زیر باشد:

• تاریخ
• نام و نشانی خریدار و فروشنده
• شماره سفارش یا قرارداد
• مقدار و شرح کالا
• قیمت واحد
• شرح هر گونه هزینه اضافی توافق شده که در قیمت واحد لحاظ نشده است
• ارزش کل کالا
• وزن کالا
• تعداد بسته‌ها
• علائم و شماره‌های حمل
• شرایط تحویل و پرداخت
• جزئیات حمل

نکات مهم هنگام صدور سیاهه تجاری

• در ترتیبات پرداخت قیمت بر اساس اعتبار اسنادی، سیاهه تجاری باید به نام متقاضی اعتبار تنظیم شود و مشخصات کالا در سیاهه باید با مشخصات کالای مزبور در اعتبار اسنادی دقیقاً مطابقت داشته باشد. همچنین مبلغ موجود در سیاهه نباید از رقم اعتبار بیشتر شده به نفع فروشنده تجاوز کند؛ در غیر این صورت بانک از قبول آن امتناع خواهد کرد.
• قیمت اعلام شده در سیاهه تجاری باید با مبناهای توافق شده در قرارداد فروش مطابقت داشته باشد. بنابراین قیمت کالا می‌تواند بر اساس مبناهایی نظیر تحویل کالا روی کشتی FOB، تحویل کالا در کنار کشتی FAS، تحویل کالا روی کشتی با پرداخت کرایه و بیمه CIF، یا سایر مبناهای متداول در قراردادهای فروش بین‌المللی تعیین شود.
• در برخی از سیاهه‌های تجاری (INVOICE)، فروشنده گواهی می‌دهد که قیمت مندرج در سیاهه تجاری (فاکتور) صحیح و درست است.
• در بعضی موارد وارد کننده بر اساس مقررات کشور، نیازمند صدور گواهی و امضای سیاهه تجاری توسط اتاق بازرگانی کشور صادرکننده به عنوان یکی از نهادهای دخیل در صادرات است. علاوه بر آن، از فروشنده ‌خواسته می‌شود که کنسولگری کشور واردکننده نیز صحت امضا اتاق بازرگانی را تأیید کند. از نظر کاربردی، سیاهه تجاری در بازرگانی بین‌المللی علاوه بر اینکه باید به خریدار یا بانک ارسال شود، از نظر گمرک کشور واردکننده نیز در زمان ترخیص کالا از گمرک اهمیت دارد زمانی که سیاهه تجاری از نظر گمرک  معتبر باشد، حقوق و عوارض گمرکی را بر اساس اطلاعات مندرج در آن از جمله قیمت کالا، دریافت خواهد کرد.

انواع فاکتور تجاری

فاکتور در حوزه مبادلات بین‌المللی می‌تواند انواع مختلفی داشته باشد. به طور کلی، استاندارد سازمان ملل متحد انواع زیر را برای فاکتورها تعریف می‌کند:

پیش فاکتور (Proforma Invoice)

پیش فاکتور به عنوان یک سند برای اعلام قیمت و شرایط ارائه کالا یا خدمت به خریدار صادر می‌شود. این پیش فاکتور به خریدار اطلاعات لازم را می‌دهد تا او بتواند بر اساس آن تصمیم خرید را بگیرد. اطلاعات موجود در پیش فاکتور شامل مواردی مانند جزئیات کالا، قیمت، شرایط پرداخت و تحویل است.

فاکتور تجاری (Commercial Invoice)

فاکتور تجاری رایج‌ترین نوع فاکتور در تبادلات تجاری است. در این فاکتور، فروشنده مبلغ کالا یا خدمت را به خریدار اعلام می‌کند. این فاکتور شامل اطلاعاتی مانند جزئیات کالا، قیمت و شرایط پرداخت است. فاکتور تجاری به عنوان یک سند حسابداری نیز استفاده می‌شود.

فاکتور خود اظهاری (Self-Billing Invoice)

این نوع فاکتور توسط خریدار صادر می‌شود و در مواردی استفاده می‌شود که خریدار خدمت یا کالایی را مصرف کرده و اطلاعات فاکتور را به فروشنده اعلام می‌کند. همچنین این نوع فاکتور در مواردی که فروشنده کالا را در محل خریدار تهیه می‌کند و خریدار پس از برداشت از انبار اطلاعات آن را در فاکتور اعلام می‌کند، استفاده می‌شود. مبلغ فاکتور توسط فروشنده تأیید شده و توسط خریدار پرداخت می‌شود.

قبض اعتبار (Credit Note)

در مواردی که خریدار مبلغی ازمحصولی را می‌پردازد یا مبلغی از فاکتور کسر می‌شود، قبض اعتبار صادر می‌شود. این قبض به مبلغ برابر یا کمتر از مبلغ فاکتور اصلی صادر می‌شود. فروشنده می‌تواند این مبلغ را به خریدار پرداخت کند یا در فاکتورهای بعدی تصویه نماید.

قبض بدهی (Debit Note)

وقتی که مبلغ فاکتور به صورت کامل پرداخت نشود، قبض بدهی صادر می شود. قبض بدهی اطلاعات شبیه به فاکتور اصلی دارد و در واقع مبلغ باقیمانده فاکتور اصلی را اعلام می‌کند.

پیشنهاد مطالعه: قبض انبار گمرکی چیست؟

فاکتور تجاری با پروفرما چه تفاوتی دارد؟

فاکتور تجاری و پیش‌فاکتور (پروفرما) دو مفهوم متفاوت در حوزه تجارت هستند. در زیر تفاوت‌های اصلی بین این دو را بررسی می‌کنیم:

فاکتور تجاری

همان طور که گفتیم فاکتور تجاری یک سند رسمی است که توسط فروشنده صادر شده و به خریدار ارائه می‌شود. این سند شامل اطلاعاتی مانند نام و آدرس فروشنده و خریدار، جزئیات کالا یا خدمات ارائه شده، قیمت و مبلغ قابل پرداخت، شرایط پرداخت، شماره فاکتور و تاریخ صدور است. فاکتور تجاری بیانگر تعهدات حقوقی فروشنده و خریدار است و به عنوان اثباتی از خرید و فروش صورت گرفته استفاده می‌شود. این سند معمولاً برای مقاصد مالی، حسابداری و مالیاتی استفاده می‌شود.

پروفرما یا پیش فاکتور (Proforma Invoice)

پروفرما یا پیش فاکتور، سندی است که توسط فروشنده صادر می‌شود و مندرجات آن شامل نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما و مبدأ کالا است.

فروشنده یا همان صادرکننده در بیشتر مواقع پیش‌فاکتور را به نام سفارش‌دهنده خارجی یا نمایندگی‌های فروش خود در خارج صادر می‌کند. معمولا خریدار یا همان واردکننده به چنین سندی نیاز دارد تا علاوه بر ارزیابی شرایط پیشنهادی فروشنده، بتواند برای اخذ مجوزهای لازم جهت وارد کردن کالا یا احتمالاً خرید ارز اقدام نماید.

اما گاهی  این سند می‌تواند به حالت دعوتنامه‌ای از خریدار برای سفارش کالا باشد. در هر صورت، پیش‌فاکتورها فرم واحدی ندارند، اما حاوی اطلاعاتی در خصوص مشخصات کمی و کیفی کالا و بسته‌بندی آن، قیمت واحد و کل کالا با قید مدت اعتبار و در صورت لزوم هزینه‌های مربوط به کرایه، بیمه و شرایط پرداخت قیمت کالا می‌باشند.

تفاوت پروفرما با فاکتور فروش

• اولین تفاوتی که پروفرما و فاکتور فروش دارند این است که پروفرما قبل از وقوع معامله صادر می‌شود در صورتی که فاکتور فروش در واقع در زمان انجام معامله تنظیم می‌شود.
• پروفرما برای فروشنده الزام قانونی دارد و بایستی به شرایط آن پایبند باشد در حالی که فاکتور فروش فقط یک سند حسابداری محسوب شده و مفهوم قراردادی ندارد.
• پروفرما معمولاً پایه و اساس ترتیبات پرداخت است که خریدار باید اتخاذ کند، نه فاکتور فروش.
• جزئیات معامله، شرایط کالاها و قیمت در پروفرما ذکر می‌شود و برای فروشنده تعهدآور است، در حالی که فاکتور فروش فقط یک سند حسابداری محسوب می‌شود و مفهوم قراردادی ندارد.
• باید بگوییم که قیمت فاکتور فروش دقیقاً ثمن معامله است اما قیمتی که در پروفرما ثبت می شود ممکن است با مبلغ پرداختی تفاوت داشته باشد. علت این مساله این است که پروفرما امکان دارد مدت‌ها قبل از وقوع معامله صادر شده باشد و ثمن معامله بعد از آن تغییر کند.

در این مقاله به بررسی مفهوم فاکتور تجاری و انواع آن پرداختیم. درباره پروفرما صحبت کردیم و تفاوت این دو را با هم مورد بررسی قرار دادیم. امیدواریم این مطلب توانسته باشد اگاهی شما در این زمینه را بالا ببرد.