اگر وارد عرصه صادرات شده اید ممکن است با این سوال مواجه شوید که پروفرما چیست؟ در واقع پروفرما به معنای سند موقت در خرید و فروش است  که در ان اطلاعی در خصوص کالای مورد معامله درج می شود. فروشنده و خریدار قبل از شروع یک معامله به طور مثال قبل از صادرات پسته، باید در مورد شروط معامله مثل قیمت فروش، مبلغ قابل پرداخت، تاریخ تحویل، اطلاعات حمل و نقل و تخفیفات و... با خریدار کالا در کشور دیگر گفت و گو کنند و در آخر یک پیش فاکتور که نشان دهنده ی توافق بین دو طرف است تنظیم می شود و به خریدار تحویل داده می شود.

در اصل فروشنده پروفرما  را باید قبل از تولید کالا و ارائه خدمات خود، برای خریدار ارسال کند و منتظر تایید آن از طرف خریدار بماند. در صورتی که خریدار تمام موارد گفته شده در پروفرما را تایید کند باید به فروشنده اطلاع دهد تا فاکتور فروش یا همان پروفرما را صادر کند.

خریدار بعد از دریافت فاکتور فروش باید مبلغی را به عنوان بیعانه به فروشنده پرداخت کند تا فرآیند تولید محصول و ارائه خدمات شروع شود.

زمان صدور پروفرما

فروشنده گفت و گوی مقدماتی را با خریدار انجام می دهد سپس زمانی که خریدار می خواهد از شرایط و قوانین به صورت کتبی با خبر شود پروفرما صادر می شود اما توجه داشته باشید به دلیل اینکه جزئیات پایانی معامله هنوز توسط خریدار تصویب نشده است فروشنده نمی تواند برای صدور فاکتور رسمی اقدام کند.

چرا پروفرما لازم است؟

اگر می خواهید با اهمیت صدور پروفرما آشنا شوید مثالی که در ادامه گفته ایم را با دقت مطالعه کنید.

فکر کنید شما یک شرکت فعال در حوزه صادرات فرش ایرانی هستید و به محض گرفتن سفارش بدون هیچ گفت و گو و تاییدی از طرف خریدار شروع به تولید فرش می کنید. بعد از اتمام مراحل تولید فاکتور را برای خریدار ارسال می کنید ولی خریدار راضی نیست و می گوید زمان تحویل دیر شده است، متریال فرش خوب نیست و...

در این زمان اگر فروشنده و خریدار به تفاهم نرسند همه ی فرش هایی که تولید شده اند روی دست صادر کننده می مانند. در حالی که اگر قبل از تولید، فاکتور صادر می شد و فروشنده و خریدار هر دو به توافق می رسیدند این اتفاق رخ نمی داد.

فرق پروفرما و اینویس

قبل از اینکه به فرق پروفرما و اینویس بپردازیم، درباره اینویس صحبت می کنیم:

اینویس یا همان فاکتور فروش، که با نام های فاکتور رسمی یا فاکتور نهایی هم شناخته شده است یک سند قانونی است که بیشتر مواقع بعد از تایید پروفرما از سوی کانساینی(مشتری- خریدار)، از طرف فروشنده صادر شده و برای خریدار ارسال می شود. ممکن است در این مرحله خریدار قسمتی از کل مبلغ را برای فروشنده واریز کند تا فروشنده هم شروع به ساخت کالا نماید.

در بعضی از موارد بعد از دریافت تایید پروفرما، فروشنده کار تولید محصول را شروع می کند و بعد از تمام شدن مراحل تولید، فاکتور فروش را برای خریدار ارسال می کند و سپس مبلغی که با هم توافق کرده اند را دریافت می کند.

حالا به سراغ تفاوت بین اینویس و پروفرما می رویم:

عنوان های کلیدی در پروفرما

فهرست زیر شامل عنوان های کلیدی در فاکتور فروش می باشند:

کاربرد فاکتور تجاری

فاکتور تجاری برای حمل و نقل بین المللی و واردات کالا به ایران ضروری است زیرا ماموران گمرک باید از کالای ارسالی، شرایط و تاریخ فروش، اندازه و وزن کالا و جزئیات دیگر اطلاعات و آگاهی لازم را داشته باشند.

پیشنهاد مطالعه: نحوه پیدا کردن مشتری خارجی برای صادرات

آیا امکان باطل کردن پروفرما وجود دارد؟

به دلیل اینکه پروفرما یک سند قانونی و مهم و یا یک فاکتور رسمی و برای استفاده در حسابداری نیست، نیازی به باطل کردن هم نیست. امکان دارد مشتری نظرش بعد از دیدن پروفرما تغییر کند و دیگر قصد خرید نداشته باشد به همین دلیل بهتر است پروفرما برای بررسی همه جوانب وجود داشته باشد.

مزایای داشتن پروفرما

معمولا افرادی که قصد وارد کردن کالا از کشور های مختلف مانند چین به ایران را دارند نسبت به دریافت پروفرما از فروشنده ها اطلاع و آگاهی کامل دارند. مهمترین فایده دریافت پروفرما برای خریدار، آگاه شدن از قیمت کالا می باشد به طوری که طبق آن می تواند تصمیم بگیرد که محصول را خریداری می کند یا نه. در اصل با دریافت پروفرما و معلوم شدن هزینه خرید و حمل کالا آگاه می شوید که اصلا واردات آن کالا ارزش دارد یا نه.

نکته جالبی که وجود دارد این است که شما می توانید از چند فروشنده ی مختلف پروفرما بگیرید و سپس قیمت آنها را با هم مقایسه کنید و در آخر با فروشنده ای قرارداد ببندید که قیمت بهتری را عرضه کرده است. البته این را هم باید بگوییم که پروفرما فقط یک فاکتور است و امکان دارد تعداد و قیمت ها پس از نهایی شدن کالا ها عوض شود.

موضوع بعدی که باید بدانید این است که در صورت نداشتن پروفرما و پکینگ لیست شرکت های حمل و نقل به شما قیمت نمی دهند. داشتن این دو فرم باعث می شود که بار شما از طرف شرکت های حمل و نقل دریافت شود.

مشکلات ثبت تخفیف در پروفرما اینویس

بهتریتن روش در ثبت تخفیف در پروفرما این است که قبل از فرستادن پروفرما مراحل گفت و گو و تخفیف گرفتن صورت گیرد. و در آخر قیمت تمام شده در پیش فاکتور ذکر شود. ثبت تخفیف در پیش فاکتور به دلیل اینکه بابت پروفرماهای  تخفیف دار، کارمزد به عدد جمع پیش از تخفیف تعلق می گیرد، مشکلاتی را به وجود خواهد آورد.

از سوی دیگر احتمال دارد که بانک این پیش فاکتور را رد کند زیرا این احتمال را خواهد داد که بین فروشنده و خریدار تبانی شکل گرفته باشد. به همین دلیل برای خودداری از پیش آمدن هر نوع مشکلی بهتر است یک پیش فاکتور، بدون ذکر هر گونه تخفیفی در آن صادر شود.

لغو پروفرما توسط فروشنده

لغو پروفرما توسط فروشنده ممکن است در شرایط خاصی رخ دهد. در صورتی که فروشنده تصمیم به لغو پروفرما داشته باشد، می‌تواند با خریدار یا مشتری خود در ارتباط باشد و درخواست لغو پروفرما را ارائه کند. البته، معمولاً لغو پروفرما ممکن است همراه با شرایط و مقرراتی باشد که در قرارداد یا توافق قبلی بین طرفین تعیین شده است.

در هر صورت، مهم است که در صورت لغو پروفرما توسط فروشنده، ارتباط و تبادل اطلاعات لازم با خریدار یا مشتری برقرار شود و موضوع به صورت کتبی و رسمی تایید شود. این اطلاع رسانی باید به موقع انجام شود تا مشتری بتواند اقدامات لازم را انجام داده و سایر تدابیری که در این مورد ممکن است نیاز باشد را اتخاذ نماید.

همچنین، در صورتی که قرارداد یا توافقی بین طرفین وجود دارد، ممکن است مقررات خاصی در خصوص لغو پروفرما تعیین شده باشد که باید به آن پایبند باشید و مسئولیت‌ها و تبعات حاصل از لغو را در نظر داشته باشید.

پیشنهاد مطالعه: آشنایی با شرایط و نحوه صادرات فرش

سوالات متداول

پروفرما چه کاربردی دارد؟

پروفرما سندی است که توسط صادرکننده (فروشنده) صادر می‌شود و مشخصات کالا یا خدمات، قیمت، شرایط تحویل و دیگر الزامات را بیان می‌کند.

 چرا از پروفرما در صادرات استفاده می‌شود؟

پروفرما در صادرات برای تضمین کیفیت و مطابقت محصولات، ارائه شرایط تجاری و قراردادی صحیح، جلوگیری از خسارت‌های مالی و حقوقی و ایجاد اعتبار و اطمینان مورد استفاده قرار می گیرد.

 فرایند صدور پروفرما چگونه است؟

فروشنده پس از دریافت سفارش، پروفرما را که شامل اطلاعات کالا، قیمت، شرایط تحویل و پرداخت است را تهیه و آن را به خریدار ارائه می‌دهد.

در یک پروفرمای استاندارد چه عناوینی وجود دارند؟

یک پروفرما عناصری مثل نام و آدرس صادرکننده و خریدار، شرح کالا، تعداد و واحد اندازه‌گیری، قیمت و شرایط پرداخت و تحویل را شامل می‌شود.

چگونه می‌توان پروفرما را ترجمه کرد؟

برای ترجمه پروفرما، بهتر است از خدمات مترجمان حرفه‌ای با تخصص در زمینه تجارت و صادرات استفاده کنید.

چه تفاوتی بین پروفرما و فاکتور صادراتی وجود دارد؟

پروفرما در واقع یک قرارداد تجاری است که شرایط تجاری و قراردادی را تعیین می‌کند، در حالی که فاکتور صادراتی فاکتور مالی است که جزئیات مالی و هزینه‌های صادرات را نشان می‌دهد.