وقتی درباره اصول مذاکره با خریداران خارجی برای صادرات یا مذاکرات تجاری، به ویژه در سطح بین‌المللی و در شروع صادرات، صحبت می‌کنیم، یک مسئله نسبت به سایر موضوعات برجسته‌تر است و آن این است که چگونه با یک فرد خارجی ارتباط برقرار کنیم. این سوال در ابتدا به نظر ساده می‌رسد. بسیاری از افرادی که در زمینه واردات و صادرات فعالیت می‌کنند، پاسخی برای آن دارند. اما واقعیت این است که برای پیدا کردن بهترین پاسخ برای موفقیت در مذاکره با مشتریان خارجی برای صادرات، نیازمند مطالعه و بهره‌گیری از تجربه افراد ماهر و کاربلد هستیم.

برای رسیدن به بهترین روش مذاکره با خریداران خارجی، نه تنها باید در حوزه‌های اقتصاد و روابط بین‌الملل مسلط بوده و تجربه‌کافی داشته باشیم، بلکه باید به جوانب عمیق‌تری همچون روانشناسی و جامعه‌شناسی نیز توجه کنیم.

برای موفقیت در مذاکره با مشتریان خارجی برای صادرات، می‌توانیم به منابع و کتاب‌های معتبر مراجعه کنیم، از تجربیات افراد ماهر در این زمینه استفاده کنیم یا حتی از مشاورانی که در این حوزه فعالیت می‌کنند کمک بگیریم. بدون شک، همه این عوامل در مذاکره تجاری بین‌المللی اهمیت زیادی دارند.

نکته مهمی که در اینجا وجود دارد این است که در واقع، کسانی که قصد ورود به دنیای صادرات و فروش محصولات به خریداران خارجی را دارند، باید در ابتدا توانایی‌های خود را ارزیابی کنند - یعنی قدرت و توانمندی‌هایی که در این مسیر استفاده خواهند شد را بررسی کرده و ارزیابی نمایند. همچنین باید به درستی برآوردی از نیروی انسانی خود برای تحقق اهداف در این حوزه داشته باشند و به طور کلی با شناخت کافی در زمینه کسب و کار خود و ابزارهای موجود، تصمیم به ورود به دنیای تجارت بین‌المللی بگیرند. این روند در همه جوانب کوچک تجارت به عنوان اولین اصل تجارت در نظر گرفته می‌شود.

در مرحله دوم، عدم اعتماد کامل به کیفیت محصول و قدرت خود، اولین دروازه رو به شکست شما تلقی می شود. در مذاکرات با خریداران خارجی، اگر در لحظه در معرفی محصول یا خدمات خود تعلل کنید، ممکن است گروه مقابل در خرید محصولات شما شک داشته باشد. این موضوع طبیعی است، زیرا تعلل شما می‌تواند به بروز سوءتفاهم‌های بیشتری منجر شود. این به عنوان یک فرمول اساسی در معاملات اقتصادی محسوب می‌شود.

جلب اعتماد مشتری خارجی

به این نکته توجه داشته باشید که در جلسه‌ای که با مشتری برنامه‌ریزی شده است، ما می‌خواهیم به چه مواردی اشاره کنیم؟ این جلسه را می توانیم در یک فضای مشابه و پیش‌تعیین‌شده، توسط مشاوران تجاری تمرین کنیم تا مهارت‌های لازم برای دیدار با یک مشتری خارجی را به دست آوریم. البته باید توجه داشته باشیم که حضور در جلسات معمولاً در مراحل میانی ارتباط تجاری قرار می‌گیرد و قبل از آن مکاتبات و تماس‌های تلفنی برای هماهنگی‌های اولیه انجام شده و حتی قبل از آن، خود ما باید برای ورود به دنیای صادرات و تجارت خارجی آماده شده باشیم. بنابراین، همانطور که قبلاً اشاره کردیم، نخستین وظیفه در این زمینه به خودمان اختصاص دارد.

توسعه و بهبود پروفایل تجاری

یکی از مهم‌ترین مراحل برای ورود به بازارهای خارجی به طور مثال در صادرات گز و سوهان، بهبود پروفایل شرکت است. این فرایند شامل ارتقاء و بهبود اطلاعات و تصاویر مربوط به شرکت شما می‌شود تا به خریداران و مشتریان نشان دهد که شرکت شما معتبر، حرفه‌ای و قابل اعتماد است. بهبود پروفایل شرکت می‌تواند شامل اطلاعات کامل و دقیق درباره تاریخچه، محصولات و خدمات، تیم مدیریت و مزیت‌های رقابتی باشد. همچنین، ارائه نمونه کارها، موفقیت‌ها، گواهی‌ها و استانداردها، بازخوردها و نظرات مشتریان نیز به خریداران اطمینان می‌دهد که شما تجربه و توانایی لازم برای ارائه محصولات و خدمات مورد نیاز را دارید. این اقدامات به شرکت شما کمک می‌کنند تا در مذاکرات و جلسات با مشتریان خارجی با رویکردی قوی و متفاوت حاضر شوید و اعتماد آن‌ها را جلب کنید.

در نظر گرفتن تفاوت های فرهنگی

در هنگام بحث و گفتگو با یک مشتری خارجی، توجه به نمادهای فرهنگی کشور او بسیار مهم است.  باید برای مقدسات یا هر آنچه که برای او محترم است، احترام قائل شویم. همچنین، باید به هویت خود نیز توجه کنیم و از بازی کردن با فرهنگ و تاریخ کشورمان در تصویر یک شرکت یا گروه بیگانه پرهیز کنیم. طرف مقابل انتظار دارد که ما به نمادهای فرهنگی ملیت و کشور او احترام بگذاریم و در عوض او نیز تلاش می‌کند تا همین کار را نسبت به فرهنگ ما انجام دهد. به طور کلی، در دنیای تجارت امروز، فرهنگ‌ها به عنوان نماد یک شرکت و سازمان در نظر گرفته می‌شوند و حفظ میراث بومی خود در معاملات بین‌المللی بسیار مهم است. مشتاقانه توصیه می کنیم که در تعاملات تجاری، هویت و فرهنگ خود را حفظ کنیم تا این امر بتواند تأثیر مثبتی در ارتباطات و معاملات ما داشته باشد.

تقدیم هدیه در ابتدای مذاکرات

در یک مذاکره تجاری، عجله کردن و تمرکز بر سریع رسیدن به هدف ممکن است باعث لغزش پایمان و کاهش اعتماد طرف مقابل شود. بهتر است از رویکردی هوشمندانه برای جلب اعتماد و برقراری ارتباط موثر استفاده کنیم.

اقدام به تقدیم هدیه به طرف مقابل در جلسه مذاکره می‌تواند یک روش موثر برای معرفی کشور و نشان دادن احترام و توجه به فرهنگ محلی باشد. هدف از این هدیه نمی‌تواند فقط جنس گران‌قیمت باشد، بلکه می‌تواند به صورت نمادین انتخاب شود. به عنوان مثال، می‌توانید یکی از صنایع دستی یا محصولات محلی را به عنوان هدیه تقدیم کنید. این کار نه تنها می‌تواند کشور و فرهنگ شما را معرفی کند، بلکه نشان می‌دهد که شما به ارزش‌ها و تاریخچه کشورتان احترام می‌گذارید.

در کشور ما، نمادهای فرهنگی زیادی وجود دارند که قابل استفاده در این گونه مواقع هستند. می‌توانید به عنوان نمادی از فرهنگ محلی، یکی از صنایع دستی را انتخاب کنید. با این حرکت ساده، می‌توانید اعتماد طرف مقابل را به‌دست آورده و ارتباط موثری را برقرار کنید. البته، در انتخاب هدیه به نکات زیر توجه کنید:

•  انتخاب یک هدیه مناسب و متناسب با فرهنگ و سلیقه طرف مقابل.
• تا حد امکان، از هدایایی استفاده کنید که نمایانگر فرهنگ و تاریخچه کشورتان باشند.
• در انتخاب هدیه، سادگی و ذوق خود را در نظر بگیرید و از هرگونه ظاهرسازی یا تخیلی بودن خودداری کنید.

با رعایت این نکات، تقدیم هدیه می‌تواند ابزاری قوی برای ساختاردهی ارتباطات مؤثر و ایجاد اعتماد در مذاکرات تجاری باشد.

پیشنهاد مطالعه: نحوه دریافت پول از مشتری خارجی

اصول مذاکره با مشتری خارجی در صادرات

 آموزش‌های تجاری معمولاً قواعد و اصول مذاکره با مشتریان خارجی را به صورت گام به گام و با دستورالعمل‌های مشخص تعریف می‌کنند. اما با این حال، رعایت همه این جوانب به تنهایی نمی‌تواند تضمین‌کننده یک موفقیت صددرصد در تجارت باشد. این نکته توسط افرادی که در زمینه تجارت بین‌الملل تجربه دارند، به دفعات برای دیگران تکرار می‌شود. به همین دلیل، متخصصان توصیه می‌کنند در مذاکرات، از همراهی یک مشاور مجرب استفاده کنید.

یک نکته دیگر که در مذاکره با مشتریان خارجی بسیار مهم است، آشنایی با زبان انگلیسی است.این توانایی به شما امکان می‌دهد به راحتی با فرد مقابل صحبت کنید و خود و شرکت و محصولات خود را به طور موثر معرفی کنید. البته، در هر صورت، همکاری با یک شخص مسلط به زبان کشور هدف می‌تواند به طور کلی مفیدتر باشد.

بعضی از افراد در تجارت و صادرات معمولاً پتانسیل خود را به یک کشور خاص محدود می‌کنند و ترجیح می‌دهند فقط با سازمان‌های مرتبط با آن کشور معامله کنند. از طرف دیگر، برخی افراد خود را به یک زبان محدود می‌کنند، به عنوان مثال فقط با کشورهایی که زبان عربی را صحبت می‌کنند، تعامل دارند. با این وجود، هنوز نیز تأکید ما این است که آشنایی با زبان انگلیسی ضروری است، زیرا این توانایی به نوعی پایه‌ای برای رشد و پیشرفت شخصی و حرفه‌ای در دنیای کار است.

نکات مهم  مذاکرات تجاری

مراحل مذاکره در صادرات می‌توانند با مراحل تولید محصول مقایسه شوند. این گونه در نظر می گیریم که همانند فرآیند تولید، مذاکره نیز یک روند متناوب و پیشنهادی است که برای دستیابی به نتیجه مطلوب باید طی شود. در ابتدا، شما باید بازارهای هدف خود را شناسایی کنید و تحلیلی دقیق از آنها انجام دهید. سپس، مشتریان مورد نظر را انتخاب کرده و با آنها ارتباط برقرار کنید.

در این مرحله، ارسال پیام، تماس تلفنی و ارسال نمونه محصول می‌تواند مفید باشد. پس از برقراری ارتباط، شما و مشتری باید به مذاکره و توافق بپردازید. در این مرحله، مواردی مانند قرارداد، قیمت، حمل و نقل، شرایط پرداخت و سایر جزئیات مورد بحث قرار می‌گیرد. در نهایت، پس از رسیدن به توافق، قرارداد مناسب بسته شده و معامله انجام می‌شود. برای اینکه مذاکرات با موفقیت پیش برود، همکاری با یک تیم مجرب و مشاور حرفه‌ای نیز توصیه می‌شود.

همان طور که می دانید روش‌های ارتباطی در مذاکرات تجاری تحت تأثیر پیشرفت فناوری قرار دارند. امروزه بسیاری از مذاکرات اولیه برای صادرات یا هر نوع تجارت دیگر از طریق ایمیل انجام می‌شود. برای شروع مذاکره، ارسال یک ایمیل به شریک تجاری مورد نظر می‌تواند روشی موثر باشد. در این ایمیل، می‌توانید خود و شرکت خود را معرفی کنید و اهمیت همکاری با طرف مقابل را بیان کنید. همچنین، می‌توانید برای یک جلسه مذاکره حضوری یا مجازی درخواست ارسال کنید.

در متن ایمیل، بهتر است موضوع را مختصر و مفید بیان کنید و در بخش‌های مختلفی مانند محصولات و خدمات ارائه شده توسط شرکت، به تجربیات قبلی و ارزش افزوده‌هایی که می‌توانید به شریک تجاری ارائه دهید، اشاره کنید. همچنین، حواشی مربوط به مذاکرات قبلی و سوابق مشترک می‌تواند به عنوان نقطه شروعی برای برقراری ارتباط و تعامل موثر با شریک تجاری باشد. در نهایت، برای برگزاری جلسه مذاکره و تعیین زمان و مکان مربوطه در انتهای ایمیل درخواستی ذکر نمایید.

روش‌های مکاتبه در تجارت بین‌الملل

درباره طرز نگارش ایمیل توصیه می‌کنیم که از یک زبان رسمی و حرفه‌ای استفاده کنید و از کلمات غیررسمی یا عامیانه خودداری کنید. به جای آن، از کلمات و عبارات مناسب استفاده نمایید. در ارتباط با نحوه نگارش ایمیل‌ها، موارد زیر را مدنظر قرار دهید:

• از یک عنوان کوتاه و مختصر استفاده کنید که محتوای اصلی ایمیل را به طور خلاصه توضیح دهد.
• در بخش مقدمه، خود را معرفی کنید و هدف اصلی ایمیل را بیان کنید. بیان کنید که چرا به ارتباط با طرف مقابل علاقه‌مند هستید و چه نوع همکاری یا معامله‌ای را پیشنهاد می‌دهید.
• در بدنه ایمیل، جزئیات مربوط به پیشنهاد، محصول یا خدماتی که ارائه می‌دهید و شرایط یا قیمت‌های مربوطه را بیان کنید. استفاده از بندهای مرتبط و مشخص در صورت لزوم مفید است.
• در بخش خاتمه، با تشکر از طرف خود برای زمان و توجهی که صرف خواندن ایمیل شده است، ابراز قدردانی کنید. همچنین، اطلاعات تماس خود را ارائه دهید و از طرف مقابل خواهش کنید که در صورت داشتن هرگونه سوال یا درخواست، با شما تماس بگیرد.
• ایمیل را با نام و نام خانوادگی، عنوان شغلی، شرکت و اطلاعات تماس خود امضا کنید.

در ارتباط با مذاکرات حضوری یا آنلاین، همچنین توصیه می کنیم که رفتار حرفه‌ای و مودبانه داشته باشید. احترام به حضار دیگر، عدم انجام اشتباهاتی مانند گرفتن عکس‌های سلفی یا ضبط کردن صدا بدون اجازه، و انتقال اطلاعات به شکل مناسب و محرمانه مواردی است که باید به آنها توجه نمایید. همچنین، بعد از ارسال ایمیل، منتظر پاسخ باشید و از فرستادن ایمیل‌های چندباره خودداری کنید، مگرکه برای آن دلایل واضح و ضروری وجود داشته باشد.

پیشنهاد مطالعه: صادرات گل

سوالات متداول

چگونه می‌توان رابطه‌ای مثبت با مشتری خارجی برقرار کرد؟

با نشان دادن احترام به فرهنگ مشتری، درک نیازها و ترجیحات او، ارائه محصولات با کیفیت، ارتباط موثر پس از فروش و رعایت قوانین تجارت بین‌المللی.

چگونه می‌توان در مذاکرات قدرتمند بود؟

با آماده‌سازی و بررسی دقیق، تعیین هدف‌های واقعی، ارائه برنامه‌های جامع، ارائه مستندات محکم و نشان دادن اطلاعات نشانه قدرت و تخصص.

چگونه می‌توان به توافق در مذاکرات دست یافت؟

 با گوش کردن فعال، درک نیازها و مواجهه با نقاط مختلف، پیشنهاد راه حل‌های قابل قبول، مذاکره و ...

چگونه می‌توان از مشکلات فرهنگی در مذاکرات جلوگیری کرد؟

با مطالعه و آموزش در مورد فرهنگ مشتری، احترام به تفاوت‌ها، استفاده از مترجم یا مشاور فرهنگی و ایجاد فضای باز برای بحث و تبادل نظر.

چگونه می‌توان روابط پس از فروش را بهبود بخشید؟

 با ارائه پشتیبانی و خدمات پس از فروش قوی، پاسخگویی سریع به سوالات و مشکلات، ارتباط مداوم و برقراری روابط بلندمدت