صادرات کالا فرآیندی پیچیده است که نیاز به طی کردن مراحل مختلفی دارد. یکی از مهم‌ترین مراحل صادرات کالا، جمع‌آوری مدارک صادرات کالا است. مدارک لازم جهت صادرات کالا به کشور مقصد، بر اساس قوانین و مقررات آن کشور تعیین می‌شود. با این حال، برخی مدارک عمومی نیز وجود دارند که برای صادرات کالا از هر کشوری لازم است. برای شروع صادرات باید بدانید که چه مدارکی برای صادرات مورد نیاز است و چگونه مدارک را جمع آوری کنید.

مدارک عمومی  صادرات کالا

مدارک عمومی لازم جهت صادرات کالا به شرح زیر است:

پروانه گمرکی

این پروانه سندی است که توسط گمرک صادر می‌شود و اجازه صادرات کالا را صادر می‌کند.

فاکتور فروش

این سند سندی است که اطلاعات مربوط به کالای صادراتی، خریدار و فروشنده را مشخص می‌کند. این فاکتور یکی از مدارک اصلی در فرآیند گمرکی است و برای محاسبه مالیات‌ها و تعرفه‌های گمرکی واردکننده در کشور مقصد نیز استفاده می‌شود. بنابراین، تهیه و ارائه این فاکتور ( پروفرما ) با دقت بسیار اهمیت دارد. 

مهمترین مفادی که در یک فاکتور فروش وارد می‌شوند عبارتند از:

• نام و اطلاعات تماس فروشنده: اطلاعات کامل فروشنده یا شرکت صادرکننده اعم از نام، آدرس، تلفن و آدرس ایمیل.
• نام و اطلاعات تماس خریدار: اطلاعات کامل خریدار یا واردکننده مثل نام، آدرس، تلفن و آدرس ایمیل.
• جزئیات محصول یا کالا: این شامل نام محصول، توضیحات محصول، تعداد واحدهای محصول، قیمت واحد، مجموع قیمت‌ها و کد‌های مرتبط با محصول می‌شود.
• شرایط تجاری: اطلاعاتی در مورد شرایط فروش مانند شرایط پرداخت (مثل پیش پرداخت، پرداخت در مقاطع زمانی خاص، یا نقدی) و شرایط حمل و نقل (مثل مسئولیت حمل و نقل) ذکر می‌شود.
• شرایط تحویل: تاریخ تحویل کالا به خریدار و جزئیات مربوط به مسئولیت‌ها در مورد حمل و تحویل کالا.
• امضا و تایید: فاکتور فروش با امضای فروشنده تایید می‌شود و به عنوان یک اثبات رسمی از معامله تجاری استفاده می‌شود
• لیست بسته‌بندی: این سند اطلاعات مربوط به نحوه بسته‌بندی کالا را مشخص می‌کند.

لیست بسته بندی در صادرات چیست؟

لیست بسته‌بندی (Packing List) در مبحث صادرات به معنای یک سند جداگانه است که توسط صادرکننده یا فروشنده تهیه شده و با هر ارسالی از کالاها به مقصد همراه فاکتور فروش (Commercial Invoice) ارائه می‌شود. هدف اصلی این سند، ارائه جزئیات دقیقی از بسته‌بندی کالاها و اطلاعات مرتبط با حمل و نقل آنها است.

در یک لیست بسته‌بندی، معمولاً موارد زیر ذکر می‌شوند:

• جزئیات بسته‌بندی: این شامل تعداد و نوع کارتن‌ها یا بسته‌های استفاده شده برای بسته‌بندی کالاها است.
• وزن: وزن کل کالاها به همراه وزن خالص (بدون بسته‌بندی) اگر قابل قبول باشد.
• ابعاد: ابعاد کارتن‌ها یا بسته‌ها به منظور تعیین ابعاد کلی بسته‌بندی کالاها.
• توضیحات: توضیحاتی در مورد محتویات بسته‌بندی، اگر نیاز باشد.
• کد‌ها و شماره‌ها: شامل هر گونه کد‌های منحصر به فرد مرتبط با کالاها (مانند شماره سریال) یا کد‌های گمرکی.

لیست بسته‌بندی به عنوان یک مکمل به فاکتور فروش عمل می‌کند و به مقامات گمرکی و شرکت‌های حمل و نقل کمک می‌کند تا بسته‌بندی کالاها را تعیین و مطمئن شوند که کالاها به درستی حمل و نقل می‌شوند. همچنین، در مواردی که نیاز به تخلیه و تحویل کالاها در مقصد دارید، لیست بسته‌بندی به عنوان مرجعی برای بررسی محتویات بسته‌بندی و تطابق آن با اطلاعات فاکتور فروش استفاده می‌شود

رسید حمل‌ونقل

این سند سندی است که اطلاعات مربوط به حمل‌ونقل کالا را مشخص می‌کند.

مدارک حمل و نقل (Transportation Documents) در مبحث صادرات به معنای اسنادی هستند که به تنظیم و ردیابی حمل و نقل کالاها از مبدأ (کشور صادرکننده) به مقصد (کشور واردکننده) کمک می‌کنند. این اسناد معمولاً توسط شرکت‌های حمل و نقل، مانند شرکت‌های حمل دریایی، هوایی یا زمینی، تهیه و ارائه می‌شوند و به عنوان سندی از محرمانگی کالاها و شرایط حمل و نقل عمومی مورد استفاده قرار می‌گیرند. 

پیشنهاد مطالعه: نحوه تنظیم بارنامه دریایی

نمونه‌هایی از مدارک حمل و نقل عبارتند از:

• بلیت‌های بارنامه (Bill of Lading): این اسناد برای حمل دریایی استفاده می‌شوند و جزئیاتی از جمله نوع کالا، تعداد و وزن بار، مبدأ و مقصد، شرایط حمل و نقل و توقیع‌ها را در بر می‌گیرند. بلیت‌های بارنامه به عنوان سند مالکیت بر روی کالا (وثیقه) نیز عمل می‌کنند.
• اسناد حمل هوایی (Airway Bill): برای حمل هوایی از اسناد حمل هوایی استفاده می‌شود که شامل جزئیات حمل و نقل هوایی مانند نام و آدرس فرودگاه‌ها، توضیحات کالا و شرایط حمل و نقل هوایی می‌شود.
• کنسی (Consignment Note): این سند برای حمل و نقل زمینی استفاده می‌شود و شامل اطلاعاتی مانند مبدأ و مقصد، توضیحات کالا، تعداد و وزن بار و شرایط حمل و نقل زمینی می‌شود.

مدارک حمل و نقل به عنوان شواهدی از انتقال کالاها از یک مکان به مکان دیگر استفاده می‌شوند و در فرآیند گمرکی برای تعیین تعرفه‌ها و محاسبه مالیات‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. این اسناد به اطمینان از صحت و قانونی بودن عملیات حمل و نقل کمک می‌کنند و به فروشنده، خریدار و مقامات گمرکی اطلاعات لازم را ارائه می‌دهند.

گواهی مبدا

این گواهی سندی است که کشور مبدأ کالا را مشخص می‌کند.

گواهی مبدأ (Certificate of Origin) در مبحث صادرات به معنای یک سند رسمی است که تأیید می‌کند که کالاهای مورد صادرات از کشور مبدأ (کشوری که کالا تولید شده است) به کشور مقصد (کشوری که کالا وارد می‌شود) صادر شده‌اند. این گواهی به عنوان یک شواهد مهم در فرآیند گمرکی و تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اهداف و کاربردهای گواهی مبدأ که جزیی از مدارک صادرات کالا می باشند عبارتند از:

• تعیین مبدأ: گواهی مبدأ تعیین می‌کند که کالاها واقعاً از کشور مورد ادعا به عنوان مبدأ خود تولید شده‌اند. این مهم می‌تواند در تعیین تعرفه‌های گمرکی و مالیات‌های وارداتی تاثیر داشته باشد.
• مزایای تجاری: برخی از توافق‌نامه‌ها و تخفیفات تجاری ممکن است به کشورهایی که محصولات خود را با گواهی مبدأ ارائه می‌دهند اختصاص یابد. به این ترتیب، تولید کنندگان ممکن است از تخفیفات تجاری بهره‌مند شوند.
• مراقبت از صنعت محلی: برخی کشورها ممکن است محدودیت‌ها و تعرفه‌های ویژه برای کالاهای وارداتی از کشورهای خاص اعمال کنند. گواهی مبدأ می‌تواند از تأمین کنندگان داخلی در این مسائل محافظت کند.
• تسهیل در گمرک: ارائه گواهی مبدأ به مقامات گمرکی در کشور مقصد ممکن است به پردازش سریع‌تر و آسان‌تر کالاها در مرزها کمک کند.
• گواهی مبدأ معمولاً توسط مراجع رسمی یا اتاق بازرگانی و صنایع کشور مبدأ صادر می‌شود. این گواهی شامل اطلاعاتی مانند نام و آدرس تولید کننده، نام و توضیحات کالا، مقدار و ارزش، و سایر اطلاعات مرتبط با مبدأ کالاها می‌شود
• گواهی بهداشت: این گواهی سندی است که سلامت کالا را برای مصرف یا استفاده تأیید می‌کند.
• گواهی کیفیت: این گواهی سندی است که کیفیت کالا را تأیید می‌کند.

مدارک خاص لازم جهت صادرات کالا

علاوه بر مدارک عمومی، برخی مدارک خاص نیز ممکن است برای صادرات کالا لازم باشد. این مدارک خاص بر اساس نوع کالا و کشور مقصد تعیین می‌شود. برخی از مدارک خاص  صادرات کالا عبارت‌اند از:

• گواهی استاندارد: این گواهی سندی است که مطابقت کالا با استانداردهای کشور مقصد را تأیید می‌کند.
• گواهی انطباق: این گواهی سندی است که انطباق کالا با مقررات و قوانین کشور مقصد را تأیید می‌کند.
• گواهی قرنطینه: این گواهی سندی است که سلامت کالا را برای ورود به کشور مقصد تأیید می‌کند.
• گواهی بیمه: این گواهی سندی است که خسارت ناشی از حوادث احتمالی در طول حمل‌ونقل کالا را پوشش می‌دهد.

جمع‌آوری مدارک صادرات کالا

جمع‌آوری مدارک صادرات کالا فرآیندی زمان‌بر است. صادرکنندگان باید قبل از شروع فرآیند صادرات، از قوانین و مقررات صادراتی کشور مقصد آگاه شوند و مدارک لازم را به‌طور کامل جمع‌آوری کنند.

در هنگام جمع‌آوری مدارک صادرات کالا، باید به نکات زیر توجه کرد:

• مدارک باید به‌طور کامل و دقیق تکمیل شوند.
• مدارک باید به زبان رسمی کشور مقصد ترجمه شوند.
• مدارک باید به تأیید مقامات رسمی کشور مقصد برسند.
• استفاده از خدمات یک شرکت بازرگانی

استفاده از خدمات یک شرکت بازرگانی معتبر می‌تواند در جمع‌آوری مدارک صادرات کالا کمک کند. شرکت‌های بازرگانی معمولاً با قوانین و مقررات صادراتی کشورهای مختلف آشنا هستند و می‌توانند در جمع‌آوری مدارک لازم و انجام امور گمرکی کمک کنند.